Scheduled Tasks — Tự động hóa theo định kỳ

Scheduled Task là gì?

Scheduled tasks chạy bất kỳ Cowork task nào tự động trên cadence bạn set — hourly, daily, weekly, monthly, hoặc custom.

Task có thể là:

Once you have something that works well, you can stop prompting for it each time.

• Một prompt bạn đã viết
• Một plugin skill (ví dụ /weekly-report)
• Một workflow bạn đã refine

┌────────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                        │
│   MANUAL (you prompt every time)                       │
│                                                        │
│   Mon 8am: type "daily brief"                          │
│   Tue 8am: type "daily brief"                          │
│   Wed 8am: type "daily brief"                          │
│   ... (5× mỗi tuần, mãi mãi)                           │
│                                                        │
│           ↓ Convert to scheduled ↓                     │
│                                                        │
│   SCHEDULED (set once, runs forever)                   │
│                                                        │
│   Weekdays 7:55am → skill daily-brief runs             │
│   → briefing landed ở inbox/folder 8am                 │
│                                                        │
└────────────────────────────────────────────────────────┘

Ví dụ ngắn gọn

Đây là prompt natural language đủ cho Cowork set up scheduled task. Bạn không cần cron syntax, không cần code.

Set up một scheduled task

Cách 1: Trong conversation với /schedule

Trong bất kỳ Cowork conversation nào, gõ /schedule → Claude walk bạn qua:

Cách 2: Trong Scheduled Tasks area

Sidebar → Scheduled tab → + New scheduled task.

Walk-through: Set up daily brief

Step 1 — Mô tả:

Step 2 — Claude propose cadence:

Step 3 — Claude propose skill call:

• Cadence — mỗi bao lâu?
• Folder context — task chạy trong folder nào?
• Output — ở đâu, format gì?
• Approval gate — đây là step quan trọng.

┌──────────────────────────────────────────────┐
│   COWORK SIDEBAR                             │
│                                              │
│   🏠 Home                                    │
│   📋 Recent tasks                            │
│   ⏰ Scheduled           ← đây               │
│   📁 Projects                                │
│   ⚙️  Customize                              │
└──────────────────────────────────────────────┘

Cadence đề xuất:
  • Every Monday-Friday
  • 7:55 AM local time (VST)
  • Timezone: Asia/Ho_Chi_Minh

Correct? [Y/N]

Walk-through: Set up daily brief

Step 4 — Approval step:

Skill to run: /daily-brief
Folder context: executive-assistant/
Output location: /daily-briefings/brief-{YYYY-MM-DD}.md

Approve?

Set up một scheduled task (tiếp)

Step 5 — Confirmed. Task runs next cadence tick.

Approval step là gì và tại sao matter?

Một scheduled task chạy repeatedly, often unattended. Sai một lần prompt → sai 50 lần/tuần.

Approval gate giúp bạn catch:

30 giây review save hours debug sau.

• Wrong cadence (mỗi giờ thay vì mỗi ngày)
• Wrong folder (production thay vì sandbox)
• Wrong connectors (sends real email thay vì drafts)

⚠️ You're signing off on a task that will run repeatedly.

This task will:
  - Run automatically 5x/week
  - Use {connector_list}: Gmail, Google Calendar
  - Create new files in /daily-briefings/

Confirm & schedule? [Yes] [Cancel]

Khi app đóng, máy sleep thì sao?

Câu hỏi thường gặp nhất về scheduled tasks. Rule đơn giản:

Thực tế: Most people are OK với this

Nếu bạn sit at computer during work hours, computer thường open. Laptop close/sleep overnight OK — morning briefs vẫn chạy khi bạn wake máy.

Khi nào bạn cần "true 24/7"?

Workaround:

Hiện tại scheduled tasks là desktop-based automation, phù hợp most work patterns.

• Task cần chạy khi bạn đang du lịch đi week
• Task chạy 3am khi laptop ở nhà đóng lại
• Team coordination khi bạn offline
• Một máy phụ (hoặc home server) để đó open 24/7
• Hoặc chờ Cowork Cloud scheduling (feature roadmap)

┌──────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                      │
│   Tình huống               Behavior                  │
│                                                      │
│   💻 Desktop app OPEN      → Task runs on time       │
│                                                      │
│   🛌 Computer ASLEEP       → Task runs khi bạn wake  │
│      (app open, just sleep)   (với notification:     │
│                               "delayed by X time")   │
│                                                      │
│   ❌ App QUIT               → Task delayed             │
│                              → Runs khi app reopened │
│                                                      │
│   🔌 Computer OFF          → Task delayed             │
│                              → Runs khi bật lại + app │
│                                                      │
└──────────────────────────────────────────────────────┘

Quản lý scheduled tasks

Sidebar → Scheduled tab

Các actions available

View past runs — Debug pattern

Click task → see history:

Nếu task failed/warning, click để xem reasoning + output. Fix issue → test "Run now".

┌──────────────────────────────────────────────────────┐
│   SCHEDULED TASKS                                    │
│                                                      │
│   ⏰ Daily brief                                      │
│      Every weekday 7:55am                            │
│      Last run: 2026-04-18 7:55 ✓                     │
│      Next run: 2026-04-22 7:55                       │
│      [Run now] [Pause] [Edit] [Delete]               │
│                                                      │
│   ⏰ Weekly pipeline report                           │
│      Every Friday 3pm                                │
│      Last run: 2026-04-15 3:00 ✓                     │
│      Next run: 2026-04-22 3:00                       │
│      [Run now] [Pause] [Edit] [Delete]               │
│                                                      │
│   ⏸ Monthly close check                              │
│      Every 1st of month 6am        [PAUSED]          │
│      [Resume] [Edit] [Delete]                        │
│                                                      │
└──────────────────────────────────────────────────────┘

Task: Weekly Pipeline Report
Past 10 runs:

2026-04-15 3:00pm  ✓ Success (deck created, 12 slides)
2026-04-08 3:00pm  ✓ Success
2026-04-01 3:00pm  ⚠ Warning (CRM connector token expired, re-auth needed)
2026-03-25 3:00pm  ✓ Success
2026-03-18 3:00pm  ✓ Success
...

Pattern cực mạnh: Skills + Schedules

Scheduled tasks và skills (học ở Bài 3.4) compose naturally:

Ví dụ:

A briefing skill scheduled for 8am weekdays → the briefing is waiting every morning.

Không cần prompt, không cần nhớ, không cần trigger thủ công.

Nhưng bạn không nhất thiết phải có skill

Bạn có thể schedule any prompt directly:

Gõ vào /schedule → OK luôn. Không cần tạo skill trước.

Rule of thumb:

┌────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                    │
│   Simple prompt, chỉ 1 task      → Schedule direct │
│                                                    │
│   Complex workflow, lặp lại       → Skill first    │
│   nhiều variation (daily brief     → then schedule │
│   changes per context)                             │
│                                                    │
└────────────────────────────────────────────────────┘

Ví dụ theo ngành — Scheduled tasks thực chiến

💼 Sales Manager

Task 1: Monday pipeline review

Task 2: Friday end-of-week

Every Monday 8am:
Pull từ Salesforce: deals closed last week, 
deals stuck >14 days, top 10 by ACV.
Email summary to sales team + me.

💼 Sales Manager

Kết quả: 2 giờ/tuần admin → 0 phút.

💰 Finance Analyst

Task 1: Daily ERP sync check

Every Friday 4pm:
Aggregate Slack #wins channel + Asana completed tasks.
Generate weekly digest markdown to project folder.

💰 Finance Analyst

Task 2: 1st of month reconciliation

Every day 6am:
Check ERP export file trong /daily-sync/.
If file newer than 24h: verify structure + report exceptions.
Draft email to Hoa nếu có anomalies.

Ví dụ theo ngành — Scheduled tasks thực chiến (tiếp)

Kết quả: Month-end close 5 ngày → 2 ngày.

📣 Marketing Manager

Task 1: Daily social monitoring

Every 1st of month 6am:
Run /month-end-close skill.
Generate 3-sheet Excel + variance report.
Email draft to CFO (not send).

📣 Marketing Manager

Task 2: Weekly competitor scan

Every day 9am:
Pull Twitter mentions of brand + competitor brands.
Cluster sentiment. Flag anything viral or concerning.
Post summary to Slack #marketing-ops.

Ví dụ theo ngành — Scheduled tasks thực chiến (tiếp)

Kết quả: Competitive intelligence 1 ngày/tuần → 30 phút review.

👔 Executive Assistant

Task 1: Morning brief (weekdays)

Every Monday 10am:
Web search: 5 competitors' latest announcements, 
product launches, PR (past 7 days).
Output: competitor-intel-{week}.md với findings.

👔 Executive Assistant

Task 2: Travel prep

Every weekday 7:55am:
- Calendar hôm nay (meetings quan trọng flagged)
- Email priority từ VIP list (CEO, board, key partners)
- Slack DM pending response
- Top 3 tasks từ Asana

Email to executive @ 8am.

Ví dụ theo ngành — Scheduled tasks thực chiến (tiếp)

Kết quả: Morning prep 2 giờ → 15 phút review.

🎧 Customer Support Lead

Task 1: Weekly ticket trend analysis

Schedule custom: 24h before any trip-type calendar event.
Pull itinerary, hotel, flight details.
Compile single briefing doc.

🎧 Customer Support Lead

Kết quả: Ticket analysis 1 ngày → 30 phút.

🔍 Research Analyst

Task 1: Weekly literature monitoring

Every Monday 9am:
Pull Zendesk tickets từ past 7 days.
Cluster by category.
Flag new emerging issues.
Output weekly-trends-{YYYY-WW}.md for product team.

🔍 Research Analyst

Kết quả: Stay current without dedicating days.

Every Thursday 2pm:
Search arXiv + Google Scholar for new papers 
matching keywords [industry + tech].
Filter by citation count + relevance.
Download PDFs → /papers-new/{YYYY-WW}/.
Generate summary with top 5.

Prompt templates cho scheduled tasks

Template 1: Morning brief

Template 2: Weekly digest

Every [day(s)] [time]:
Pull calendar hôm nay + email priorities overnight.
Output: 1-page brief trong /briefings/{YYYY-MM-DD}.md
Format: 
- Section 1: Calendar với meetings quan trọng flagged
- Section 2: Top 3 emails cần response
- Section 3: Slack DMs pending

Template 2: Weekly digest

Template 3: Monthly reconciliation

Every [day] [time]:
Aggregate từ:
- Slack [channel] (top posts tuần qua)
- Asana [project] (completed tasks)
- [Tool] (completed items)

Output: weekly-digest-{YYYY-WW}.md
Tone: casual-professional, max 500 words.
Draft email to [recipient] — don't send.

Template 3: Monthly reconciliation

Template 4: Monitoring / anomaly detection

Every 1st of [frequency] [time]:
Run skill /[skill-name] for [previous period].
Generate [outputs].
Flag [criteria].
Draft notification to [stakeholder].

Template 4: Monitoring / anomaly detection

Template 5: Competitor scan

Every [time]:
Check [data source] for [condition].
If anomaly detected:
  - Flag với severity [High/Med/Low]
  - Notify via [channel]
  - Write to /alerts/{YYYY-MM-DD-HHMM}.md
If clean: just log.

Template 5: Competitor scan

Template 6: Content pipeline check

Every [day] [time]:
Web search:
- Top N competitors' announcements past [period]
- Relevant industry news
- Funding/M&A activity (if applicable)

Output: intel-{YYYY-WW}.docx với structured findings.

Template 6: Content pipeline check

Template 7: Calendar prep

Every [day] [time]:
Check content folder /content-drafts/.
List files:
- Created >7 days không update
- Flagged "needs review"
- Missing metadata/tags

Output stale-content-{date}.md + email to content lead.

Template 7: Calendar prep

Template 8: Expense/document monitoring

Every morning [time]:
Review today's calendar.
For each meeting:
  - Pull attendee info từ CRM/LinkedIn
  - Recent interaction history
  - Suggested talking points

Output: meeting-prep-today.md trong /daily-prep/

Template 8: Expense/document monitoring

Every day [time]:
Scan /expenses/ folder for new receipts.
Categorize by type.
Append to running expenses-{YYYY-MM}.xlsx.
Flag expenses > $[threshold] for manager review.

Anti-patterns khi dùng scheduled tasks

❌ Schedule task chưa từng chạy thành công manual

Triệu chứng: Viết prompt, schedule ngay, never test manual first.

Tại sao sai: Nếu prompt hỏng khi chạy tay, hỏng x50 khi schedule. Debug scheduled task khó hơn live task.

Cách đúng:

❌ Schedule task gửi email thật (không draft)

Triệu chứng: "Every Friday, send email to team..."

Tại sao sai: Nếu Cowork generate sai nội dung → email sai đã send → clean up mess.

Cách đúng: Luôn draft only cho email scheduled. Bạn review → send thủ công.

❌ Schedule quá nhiều tasks

Triệu chứng: 15 scheduled tasks running. Khó track, output overlap.

Tại sao sai: Cowork allocation limited. Scheduled overhead cộng dồn. Quality > quantity.

Cách đúng: Start với 2-3 scheduled tasks, battle-test 1 tháng, thêm gradually. Cap ~5-7 scheduled cho 1 user.

❌ Không review past runs

Triệu chứng: Schedule set up, ignore forever. Token expired, task silently failing.

Tại sao sai: Broken automation worse than no automation — bạn trust output that's not updating.

Cách đúng: Monthly check past runs. 5 phút verify all schedules healthy.

❌ Schedule với cadence quá tight

Triệu chứng: "Every 15 minutes, check Slack..."

Tại sao sai: Burn through allocation. Spam runs. Most tasks don't need 15-min granularity.

Cách đúng: Lower bound thực tế: hourly. Nếu task cần realtime → not scheduled task, cần event-triggered (future feature).

❌ Hardcode dates/values trong prompt

Triệu chứng:

• Chạy manual 2-3 lần
• Refine cho đến output đúng
• THEN schedule

Bad:  "... and send the email"
Good: "... and draft the email in Gmail — I'll review & send"

❌ Hardcode dates/values trong prompt

Tại sao sai: Schedule chạy tomorrow, prompt vẫn ask about today.

Cách đúng: Dùng relative terms:

"Pull emails from 2026-04-19 for daily brief"  ← date hardcoded

Anti-patterns khi dùng scheduled tasks (tiếp)

❌ Không match folder context

Triệu chứng: Schedule task ở folder A, expects output ở folder B, confusion.

Tại sao sai: Instructions dependency miss.

Cách đúng: Schedule task inside the project tương ứng. Cowork tự dùng project's folder context.

"Pull emails from yesterday overnight for daily brief"
"Pull data from past 7 days for weekly report"

Mẹo nâng cao

💡 Mẹo 1: Test cadence với "Run now" trước schedule

Sau khi set up, click Run now trong Scheduled panel. Xem output liền. Satisfied → bật schedule. Không satisfied → edit → test lại.

💡 Mẹo 2: "Soft schedule" cho non-critical tasks

Không phải task nào cũng cần hard deadline. Dùng natural-language cadence:

Ít pressure trên allocation, vẫn get outcomes.

💡 Mẹo 3: Chain skills qua scheduled task

Scheduled task có thể gọi multiple skills tuần tự:

1 schedule trigger 1 chain of automations.

💡 Mẹo 4: Delayed execution graceful — accept và inform

Khi máy sleep/app closed, task chạy sau. Cowork notify khi resume:

Accept this. Treat scheduled tasks như "eventually consistent" — work gets done, exact timing relaxed.

💡 Mẹo 5: Dùng scheduled tasks với global instructions

Global Instructions (học ở Bài 3.3) cover preferences. Scheduled tasks tự honor them — ví dụ "avoid scheduling work outside 8am-6pm" sẽ block bạn set up 3am task.

💡 Mẹo 6: Pause durante nghỉ phép

Trước kỳ nghỉ dài:

• "Every morning" (Cowork chạy bất kỳ lúc nào 6am-10am)
• "Once a week" (Cowork pick day ít load nhất)

Every Monday 8am:
1. Run /pull-pipeline-data
2. Run /analyze-pipeline
3. Run /draft-pipeline-email
4. Output: email draft ready + analysis saved to folder

💡 Mẹo 6: Pause durante nghỉ phép

Quay về → Resume. Không có 2 tuần outputs chất đống.

💡 Mẹo 7: Log schedule runs vào file

Trong skill prompt:

Scheduled Tasks → Select All → Pause

💡 Mẹo 7: Log schedule runs vào file

File này là audit trail — debug, show ROI, verify consistency.

Append run log to /schedule-logs/{task-name}.md:
- Timestamp
- Input files/data scanned
- Key outputs
- Any errors

Áp dụng ngay

Bài tập 1: Plan 3 candidate schedules (~5 phút)

Nhìn tuần làm việc vừa qua. List 3 recurring workflows bạn làm:

Bài tập 2: Set up first scheduled task (~10 phút)

Chọn task đơn giản nhất từ Bài tập 1.

Bước 1: Run it MANUAL trong Cowork 2-3 times. Refine prompt.

Bước 2: Khi output consistently good, gõ /schedule trong cùng conversation.

Bước 3: Follow walk-through để set cadence + folder + approval.

Bước 4: Test "Run now" button. Verify output.

Bước 5: Để schedule chạy 1 tuần, monitor.

Bài tập 3 (optional): Audit past runs (~3 phút)

Sau 1 tuần schedule chạy:

Iterate → schedule improves.

• Sidebar → Scheduled → Click task
• View last 7 runs
• Questions:
• All successful? ☐ Yes ☐ No
• Output quality consistent? ☐ Yes ☐ No
• Anything to tune? __________

Tóm tắt bài học

🎯 Scheduled task = chạy Cowork task automatic theo cadence — hourly, daily, weekly, custom

🎯 Set up qua /schedule hoặc sidebar — natural language, không cần cron syntax

🎯 Approval gate là feature, không phải friction — catch issues trước khi run 50 lần

🎯 App open = task on time; sleep/closed = delayed until wake — most desktop work patterns fit

🎯 Skills + Schedules = automation engine — skill encodes WHAT, schedule decides WHEN

🎯 Test manual trước khi schedule; draft emails, don't send — safer defaults

🎯 Start với 2-3 tasks, review past runs monthly — maintain healthy automation habit