File & Document Tasks

Prompt pattern: Input → Transformation → Output

Đã gặp ở Bài 3.2, giờ zoom vào áp dụng cho file/document tasks.

Prompt vô dụng vs prompt work

Signal: First column prompts → Claude sẽ hỏi 3-5 clarifying questions. Second column → Claude plan ngay, execute trong phút.

┌────────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                        │
│   🎯 INPUT         │  🔄 TRANSFORMATION    │  📄 OUTPUT│
│                    │                       │           │
│   Source material  │  What to do with it   │  Format + │
│                    │                       │  location │
│                                                        │
│   "my Downloads    │  "sort by type"       │  "dated   │
│    folder"         │                       │   subfolders"│
│                                                        │
│   "these meeting   │  "turn into slide     │  "a .pptx │
│    notes"          │   deck"               │   with    │
│                    │                       │   template"│
│                                                        │
│   "this folder"    │  "combine into"       │  "a       │
│                    │                       │   formatted│
│                    │                       │   report" │
│                                                        │
└────────────────────────────────────────────────────────┘

Taxonomy: 2 nhóm tasks chính

File/document tasks chia làm 2 nhóm lớn:

Nhóm 1: Organize — Starter prompts

Sort + rename:

Extract + consolidate:

Dedupe + clean:

Convert formats:

Nhóm 2: Create — Starter prompts

Spreadsheet from notes:

Presentation from notes:

Report from data:

Draft từ template:

┌──────────────────────────────────────────────────┐
│                                                  │
│   1. 🗂 ORGANIZE WHAT YOU HAVE                   │
│      Chuyển chaos thành clarity                  │
│                                                  │
│      Examples:                                   │
│      - Sort, rename, dedupe files                │
│      - Extract data from PDFs/docs               │
│      - Consolidate scattered docs                │
│      - Format/convert formats                    │
│                                                  │
│   2. 🎨 CREATE WHAT YOU NEED                     │
│      Tạo deliverables từ source material         │
│                                                  │
│      Examples:                                   │
│      - Build spreadsheet from notes              │
│      - Turn notes into presentation              │
│      - Generate report from data                 │
│      - Draft documents from template             │
│                                                  │
└──────────────────────────────────────────────────┘

Output formats — Khi nào dùng gì

Walkthrough thực chiến: 5 prompts, 5 outputs

1️⃣ Sort & organize scattered folder

Trước: Folder Downloads có 200+ files mixed: PDF, images, .docx, .zip, screenshots...

Prompt:

Output sau 3-5 phút:

Thời gian tiết kiệm: 1-2 giờ → 5 phút review.

2️⃣ Extract data từ PDFs into Excel

Trước: 50 PDF invoices, bạn cần bảng tổng hợp cho kế toán.

Prompt:

Output: Excel file với 2 sheets (data + pivot), summary formulas.

Thời gian tiết kiệm: 3-4 giờ → 10 phút review.

3️⃣ Create project tracking spreadsheet

Trước: 3 meeting notes .md có action items scattered.

Prompt:

Output: Comprehensive tracker, formulas active.

4️⃣ Turn notes into branded slide deck

Trước: Thorough meeting notes, cần present cho leadership.

Prompt:

Output: 10-slide .pptx với brand colors, editable charts (if numbers in notes), speaker notes.

5️⃣ Combined transcripts → executive report

Trước: 15 user interview transcripts, CEO hỏi "What are our users saying?"

Prompt:

Output: Executive-ready document, quotable, actionable.

📁 Downloads/
├── 📄 INDEX.md                (list của tất cả đã organized)
├── 📁 pdf-2026/
│   ├── 2026-01-15_invoice.pdf
│   ├── 2026-02-03_contract.pdf
│   └── ...
├── 📁 docs-2026/
├── 📁 spreadsheets-2026/
└── 📁 images-2026/

Case studies theo ngành

💼 Sales Operations

Task: Merge 5 files CRM exports thành master pipeline

Prompt:

Kết quả: 2 giờ → 15 phút.

💰 Finance

Task: Reconcile 3 files với different formats

Prompt:

Kết quả: 1 ngày → 45 phút.

📣 Marketing

Task: Repurpose blog post to 5 channels

Prompt:

Kết quả: 4 giờ → 30 phút.

⚖️ Legal

Task: Contract review checklist

Prompt:

Kết quả: 3 giờ → 45 phút.

👥 HR

Task: Onboarding packet customized

Prompt:

Kết quả: 2 giờ → 15 phút.

🎓 Education

Task: Grade essays với rubric

Prompt:

Kết quả: 6 giờ → 2 giờ (teacher polishes).

🎧 Customer Support

Task: Extract patterns từ ticket corpus

Prompt:

Kết quả: 2 ngày → 4 giờ.

Prompt templates — Library sẵn dùng

Template 1: Folder organize

Template 2: Data extract

Sort folder [path]:
- Group files by [criterion: type/date/project]
- Create subfolders: [naming convention]
- Rename files: [pattern]
- Create INDEX.md listing organized files

Template 2: Data extract

Template 3: Multi-source report

Trong các file [type] ở [folder]:
Extract:
- [field 1]
- [field 2]  
- [field 3]

Output: [filename.xlsx] với mỗi file = 1 row.
Include pivot sheet: [aggregation]

Template 3: Multi-source report

Template 4: Template-based creation

Combine content từ:
- [source 1 với purpose]
- [source 2 với purpose]
- [source 3 với purpose]

Output: [format] report với structure:
- Section 1: [purpose]
- Section 2: [purpose]
- Section 3: [purpose]

Length: [X pages]
Style: [formal/casual/technical]

Template 4: Template-based creation

Template 5: Cross-reference check

Create [output type] using template [template path].
Context from: [source files]

Customize:
- [customization 1]
- [customization 2]

Output: [filename] trong [folder]

Template 5: Cross-reference check

Template 6: Format conversion

Check for consistency between:
- [file A]
- [file B]

Report:
- Conflicts
- Duplicate information
- Gaps

Output: consistency-report.md với flags

Template 6: Format conversion

Template 7: Executive summary

Convert files in [folder] từ [format A] sang [format B].
Preserve:
- [thing to preserve 1]
- [thing to preserve 2]

Rename pattern: [pattern]
Save to: [destination folder]

Template 7: Executive summary

Template 8: Bulk content from data

Từ [source files/folder]:
Create executive summary:
- Max [X words]
- Top [N] findings with evidence
- Actionable recommendations
- Open questions

Audience: [exec level/role]
Tone: [direct/diplomatic]
Output: exec-summary-[topic].docx

Template 8: Bulk content from data

From [data file], generate [N] documents:
One per row/record.

Each document:
- Template: [template path]
- Personalization fields: [list]
- Length: [X pages/words]

Output: /[output-folder]/[doc-{record-id}.docx]

Anti-patterns khi làm file/document tasks

❌ Không specify output location

Triệu chứng: "Create a report from these files" — không nói output ở đâu.

Tại sao sai: Cowork pick default (thường là root of project), bạn mất thời gian tìm.

Cách đúng: Always end prompt với "Save to [specific path]".

❌ Không match output format với use case

Triệu chứng: Output .docx khi bạn cần forward email → bạn phải convert manual.

Tại sao sai: Mismatch → extra work.

Cách đúng: Think final destination trước khi prompt:

❌ Huge prompt với quá nhiều outputs

Triệu chứng: "Create report + presentation + email + newsletter + 5 social posts all in one go"

Tại sao sai: Cowork tries tất cả → quality giảm mỗi output.

Cách đúng: Break into 2-3 prompts. Or schedule as chain.

❌ Quên "DRAFT only — don't send"

Triệu chứng: "Draft email to CEO and send it" → Cowork gửi real email với draft chưa review.

Tại sao sai: Bạn mất chance review cuối.

Cách đúng: Default position: "Draft only — I'll review". Add "send" only cho automation đã trust fully.

❌ Không dùng brand/style skills

Triệu chứng: Mỗi deck Cowork tạo có font/color khác nhau, non-branded.

Tại sao sai: Chỉ cần 1 brand-guidelines skill (học Bài 3.4) → tất cả outputs consistent.

Cách đúng: Build brand skill một lần, reference nó trong mọi creation prompt.

❌ Không treat output như draft

Triệu chứng: Cowork tạo PDF → ship thẳng cho client.

Tại sao sai: Output polished nhưng có thể có sai số liệu, sai logic.

Cách đúng: 3-step review: mở file, check 1 số, follow 1 thread logic. Luôn.

• Email attachment → .pdf
• Team edit → .docx với track changes
• Share link read-only → .pdf hoặc .html
• Data analysis → .xlsx

Mẹo nâng cao

💡 Mẹo 1: Leverage existing files as examples

Example > description. Show Cowork cái bạn thích.

💡 Mẹo 2: Two-pass approach cho complex docs

Pass 1 — skeleton:

Pass 2 — fill in:

Less waste, higher final quality.

💡 Mẹo 3: Explicit "editable vs final"

vs

Signal clearly cho Cowork.

💡 Mẹo 4: Metadata in filename

Versioning + date automatic → no file chaos.

Prompt: "Use filename pattern: [purpose]-v[N]-{YYYY-MM-DD}.[ext]"

💡 Mẹo 5: Ask for outlines first khi uncertain

Khi not sure task scope:

Catch misalignment early.

💡 Mẹo 6: Native features > plain text

Ask for:

Cowork can generate all. Không phải lúc nào cũng auto.

💡 Mẹo 7: Progressive refinement

Output 1: rough → you review → "Improve X, keep Y" → output 2 → better.

3 iterations often bring quality ceiling.

• Word: comments, track changes, styles
• Excel: formulas, conditional formatting, pivot tables
• PowerPoint: speaker notes, editable charts, slide master
• PDF: bookmarks, table of contents

deck-q1-review-v2-2026-04-19.pptx

Áp dụng ngay

Bài tập 1: Run 1 file task (~15 phút)

Chọn 1 prompt từ template library (hoặc pick starter prompts trong bài).

Adapt với folder của bạn. Run.

Observe:

Bài tập 2: Prompt pattern practice (~10 phút)

Lấy 1 task từ tuần qua bạn tự làm. Viết thành I-T-O:

Gộp thành prompt. Length prompt không quá 100 từ là thông thường đủ.

Bài tập 3 (optional): Build brand-guidelines skill (~20 phút)

Nếu role bạn tạo branded output (decks, reports):

• Clarifying questions Cowork hỏi gì?
• Output format match expect?
• Quality: acceptable/needs revision/redo?
• Document brand rules trong brand-guidelines.md:
• Logo location
• Color palette (hex codes)
• Font pairings
• Tone guidelines
• Template references
• Convert sang skill:
• Test: next creation task, reference skill:

/create-skill "brand-guidelines — apply my brand rules 
to any document/presentation/image Cowork creates"

Tóm tắt bài học

🎯 Cowork tạo ra files thật, native format — editable charts, working formulas, track changes

🎯 Prompt pattern I-T-O is the backbone — Input sources, Transformation action, Output format+location

🎯 2 nhóm tasks chính: Organize + Create — từ sort files đến create new documents

🎯 Match format với destination — email → PDF, team edit → docx, data → xlsx

🎯 Draft > Send — default to draft-only, review trước khi forward

🎯 Templates + skills compound — brand-guidelines skill × file creation = consistency automatic