Cung cấp context cho Cowork

Tầng 1: Project — Context cho 1 workspace

Project là gì?

Một Project là một named workspace, backed by một folder thật trên máy bạn, với:

Projects trong Cowork vs Projects trong Chat

Nếu bạn đã dùng Projects trong Chat, Cowork Projects có vài điểm khác:

Cowork project là project task-oriented, live trên máy bạn.

3 cách tạo project

Đa số use cases thực tế dùng option #3 — bạn đã có folder work, giờ wrap nó thành project để add instructions + memory.

Tạo project trong Cowork sidebar

Click + New project → chọn folder → đặt tên → done.

• Instructions persist vào mọi task trong project
• Memory scoped tới project (không leak sang workspace khác)
• Connectors có thể bật/tắt theo project
• Xuất hiện trong Cowork sidebar để truy cập nhanh

┌─────────────────────────────────────┐
│   COWORK SIDEBAR                    │
│                                     │
│   🏠 Home                           │
│   📋 Recent tasks                   │
│                                     │
│   ▼ PROJECTS                        │
│     📁 Finance Q1 Close             │
│     📁 Marketing Spring Launch      │
│     📁 Executive Assistant          │
│     📁 Research Dept                │
│                                     │
│     + New project                   │
└─────────────────────────────────────┘

Tầng 2: Instructions panel — Context cho project

Khi vào một project, sidebar bên phải có section Instructions. Đây là chỗ context cho project đó sống.

Cơ chế: file CLAUDE.md

Khi bạn nhập Instructions, Cowork auto-tạo file CLAUDE.md trong folder. Đây là plain markdown, human-readable, editable cả qua Cowork lẫn manually.

Khi nào CLAUDE.md được đọc?

Mọi task bạn start trong project đó. Claude đọc CLAUDE.md trước khi đọc bất kỳ file nào khác. Instructions này là "system prompt" theo context folder.

Những gì nên đưa vào Instructions

Dưới đây là các nhóm context tend to be useful:

1. 👥 Who's involved — Danh sách người

2. 📍 Where things live — Paths & locations

📁 finance-q1-close/
├── 📄 CLAUDE.md             ← Instructions của project
├── 📁 january/
├── 📁 february/
├── 📁 march/
└── 📊 reconciliation-template.xlsx

## Team

- Mai (CFO) — approver cho tất cả reconciliation
- Nam (Finance Lead) — lead technical, dùng metric units
- Hoa (Analyst) — backup cho Nam
- Huy (Controller) — month-end close owner

Khi tôi nói "send to Mai", có nghĩa là Mai với email mai@company.com.

Những gì nên đưa vào Instructions

3. 📄 Output preferences — Format defaults

## Locations

- Contracts: `./contracts-active/`
- Templates: `./contract-templates/`
- Reports archive: Google Drive `/finance/archive/2025/`
- Month-end close: `./monthly-close/[YYYY-MM]/`

Output mặc định: save vào subfolder `deliverables/` của project.

Tầng 2: Instructions panel — Context cho project (tiếp)

4. ⚖️ Project-specific rules — Quy tắc nghiệp vụ

## Output preferences

- Drafts: .docx
- Finals: PDF
- Data: .xlsx (không .csv trừ khi tôi yêu cầu)
- Presentations: .pptx, landscape orientation
- Code: Python với type hints

Cite source cho mọi số liệu (format: [filename, sheet, cell] hoặc [doc, page]).

Tầng 2: Instructions panel — Context cho project (tiếp)

Format đề xuất — template sẵn dùng

Copy structure này làm khởi đầu cho mọi project CLAUDE.md:

## Business rules

- Tất cả reconciliation dùng tolerance ±2 business days
- Unmatched > $500 → flag High priority
- Metric units throughout (VND, not USD trừ khi source là USD)
- Date format: YYYY-MM-DD
- Number format: Vietnamese locale (1.000.000 thay vì 1,000,000)

Ask before deleting anything — không bao giờ silent delete.

Format đề xuất — template sẵn dùng

Đừng stress — không cần polished

Edit qua Cowork luôn được

Bạn không cần mở CLAUDE.md bằng text editor. Gõ vào Cowork:

Cowork edit file luôn, file lưu ngay. Bạn có thể review sau.

Subfolder có CLAUDE.md riêng

Nếu bạn có project lớn với nhiều subfolder khác nhau, mỗi subfolder có thể có CLAUDE.md riêng:

Claude stacks these — đọc root CLAUDE.md, rồi CLAUDE.md của subfolder đang work. Subfolder's rules override when conflict.

📁 research-dept/
├── 📄 CLAUDE.md              ← Project-level (department general)
├── 📁 papers/
│   └── 📄 CLAUDE.md          ← "How to handle academic papers"
├── 📁 interviews/
│   └── 📄 CLAUDE.md          ← "How to process interview transcripts"
└── 📁 market-intel/
    └── 📄 CLAUDE.md          ← "Which sources are trusted"

# [Tên Project]

## Purpose
[1-2 câu mô tả folder này để làm gì]

## Team
- [Name] ([Role]) — [email nếu cần]

## Locations
- [Subfolder 1]: [purpose]
- [Subfolder 2]: [purpose]

## Output preferences
- Format default: [...]
- Save location: [...]

## Business rules
- [Rule 1]
- [Rule 2]

## How to work here
- Tone: [casual-professional / formal / etc.]
- Ask before: [delete / send email / schedule meeting]
- Always: [cite sources / check units / flag unsure items]

Tầng 3: Files in folder — Living documents

Claude đọc mọi file trong folder khi task chạy. Ngoài CLAUDE.md, bạn có thể duy trì living context files:

Pattern 1: Running notes

Trong CLAUDE.md:

Giờ trong bất kỳ task nào:

Cowork append vào notes.md. File này trở thành memory shared xuyên tasks.

Pattern 2: Glossary

Trong glossary.md:

📁 project/
├── 📄 CLAUDE.md
├── 📄 glossary.md        ← Định nghĩa terms/acronyms công ty

## Notes file
Tôi có file `notes.md` trong folder này. Khi tôi nói 
"add to notes", hoặc khi bạn phát hiện thông tin đáng 
remember cho task sau, append vào notes.md với 
timestamp [YYYY-MM-DD].

Pattern 2: Glossary

Mỗi khi task chạm tới term đó, Claude hiểu đúng ngữ cảnh.

Pattern 3: Templates

Trong CLAUDE.md:

📁 project/
├── 📄 CLAUDE.md
├── 📁 templates/
│   ├── weekly-brief-template.md
│   ├── invoice-template.xlsx
│   └── pitch-deck-template.pptx

# Glossary

- **ACV** — Annual Contract Value
- **TPS** — Transaction Per Second (metric team Engineering)
- **PRP** — Product Review Process — bi-weekly checkpoint
- **Yellow flag** — internal code cho deals cần CFO approval

Pattern 3: Templates

Lợi ích của living documents vs Instructions

## Templates
Khi tôi yêu cầu weekly brief, use `templates/weekly-brief-template.md` 
làm structure starting point.

Tầng 0: Global Instructions — AI Operating System

Có thứ context không đổi giữa các projects:

Đây là chỗ Global Instructions tỏa sáng.

Tìm ở đâu

Settings → Cowork → Global Instructions (hoặc trong Chat mode cũng có mục tương tự).

5 sections essential cho Global Instructions

Template "AI Operating System" cực mạnh cho cá nhân:

Ví dụ cụ thể

• Bạn là ai, làm gì
• Communication style bạn thích
• Non-negotiables personal
• Standing rules ("luôn ask before deleting")

# My AI Operating System

## 1. IDENTITY
Tôi là [role], làm việc tại [company]. 
Công ty tôi làm về [industry + product].
Responsibilities chính: [list].
Đối tượng chính tôi phục vụ: [customers/users].

## 2. COMMUNICATION STYLE
- Tone: [direct / warm / analytical / ...]
- Độ dài: [concise / detailed]
- Disagree với tôi khi có ground — đừng validate mù
- Khi unsure, flag; đừng fabricate
- Dùng [English / Vietnamese / mix] — technical terms giữ English

## 3. GOALS & PRIORITIES (current quarter)
- Goal 1: [specific, measurable]
- Goal 2: [...]
- Focus area: [area of current attention]

## 4. DAILY SCHEDULE & NON-NEGOTIABLES
- Deep work block: [time range]
- Meetings default: [day/time]
- Non-negotiables: [workout, family dinner, religious time...]
- Timezone: [VST / EST / ...]

## 5. AVOIDANCES
Đừng bao giờ:
- Đề xuất việc trong [time blocks]
- Dùng tone [avoidance — vd: sycophantic, corporate buzzword]
- Output [format avoidance — vd: quá nhiều emoji, bullet lists khi prose phù hợp]
- Làm gì [explicit avoidance]

Ví dụ cụ thể

Tác động

Sau khi set Global:

Test Global đã work

Trong Chat (hoặc Cowork không folder), hỏi:

Response nên touch vào role, communication style, current goals. Nếu vague → update Global.

• Mọi conversation (Chat + Cowork) auto-reference context này
• Cowork khi suggest schedule → tự tránh gym time
• Feedback Cowork đưa ra → direct thay vì diplomatic
• Technical output → đúng convention của bạn

# My AI Operating System

## IDENTITY
Tôi là Finance Manager tại TechCorp (B2B SaaS, ~200 employees, series B).
Responsibilities: month-end close, budget planning, variance analysis, 
investor reporting.

## COMMUNICATION STYLE
- Tone: direct, không sugarcoat. Nói "tôi nghĩ X sai" là OK.
- Độ dài: ngắn gọn default, expand khi tôi ask.
- Disagree với tôi công khai — tôi cần "devil's advocate".
- Vietnamese conversation, English cho financial terms (EBITDA, OKR...).

## GOALS & PRIORITIES (Q1 2026)
- Close Q4 books by Jan 20
- Build rolling 18-month forecast model
- Prep for Series C (target: close by April)

## DAILY SCHEDULE
- Deep work: 9-11am (không interrupt trừ khẩn)
- Meetings: 2-5pm
- Non-negotiables: gym 6-7am, dinner với gia đình 7pm

## AVOIDANCES
- Không đề xuất việc ngoài 8am-6pm VST
- Không generic corporate speak — "leverage synergies" = tránh
- Không flatter ("great question!") — vào thẳng answer
- Không silent make changes — always show diff khi edit files

Context stacking — Cách 3 tầng kết hợp

Khi bạn chạy 1 task trong project, Claude đọc theo thứ tự:

Priority khi conflict

Nếu Global nói "default metric" nhưng Project nói "dùng imperial cho folder này", Project wins (closer scope).

Hierarchy tương tự CSS cascade: more specific > less specific.

Specificity cao ──────────────► Specificity thấp
Subfolder CLAUDE > Project CLAUDE > Global > user's prompt hint

Bảng so sánh: 3 tầng context

Ví dụ theo ngành — Setup context stack

💼 Sales Rep

Global:

Project sales-pipeline/ CLAUDE.md:

Tôi là AE tại SalesTech Inc. Quota $1.2M ACV/năm.
Communication: direct, action-oriented. 
Avoid buzzwords. Time zone VST.

💼 Sales Rep

Files:

Result: Prompt "prep call với AcmeCorp" → Cowork biết ngay dùng playbook, format briefing, check Salesforce.

💰 Finance Analyst — Deep Setup

Global:

• playbook.md — "our sales methodology"
• objection-handlers.md — common objections + responses
• pricing-guide.md — current pricing tiers

## Purpose
Track & close deals trong pipeline hiện tại.

## Deals structure
Mỗi deal là 1 subfolder: `[company-name]/`
  - email-thread/
  - CRM-exports/
  - proposals/

## Output defaults
- Call prep: 1-page .md
- Proposal: .docx + PDF
- Email drafts: Gmail draft (không auto-send)

## Rules
- Pull context từ Salesforce connector
- Flag deals stuck >30 days

💰 Finance Analyst — Deep Setup

Project monthly-close/ CLAUDE.md:

Tôi là Finance Analyst tại TechCorp. Focus: month-end close, 
variance analysis. Disagree khi tôi sai về numbers. 
VN locale: 1.000.000 VND format. English technical terms.

Ví dụ theo ngành — Setup context stack (tiếp)

Files:

Result: Monthly close task từ 5 ngày → 2 ngày sau setup này.

⚖️ Legal Counsel

Project contracts-review/ CLAUDE.md:

• gl-chart-accounts.md — chart of accounts
• glossary.md — internal abbreviations
• last-month-recon.xlsx — reference for structure

## Purpose
Automate & streamline month-end close process.

## Workflow
Mỗi tháng: subfolder `[YYYY-MM]/`
  - raw-data/        (ERP exports, bank statements)
  - reconciliation/  (matched/unmatched output)
  - reports/         (variance reports)

## Business rules
- Tolerance matching: ±2 business days, ±$50
- Unmatched > $500: flag HIGH
- Unmatched > $5000: flag CRITICAL, email CFO
- Revenue recognition: ASC 606

## Output
- Recon: .xlsx với 3 sheets
- Variance: .docx với exec summary
- Draft email: Gmail draft only

⚖️ Legal Counsel

## Purpose
Review vendor/customer contracts against templates + regulations.

## Structure
- /active/              (contracts under review)
- /templates/           (approved templates)
- /regulations/         (current regs to check against)
- /precedents/          (past deals, anonymized)

## Rules
- Flag ALL deviation from template, severity-rated
- Check jurisdiction: Vietnam commercial law primary, 
  add international clause riêng
- Output: review.docx with rating matrix
- Never send to counterparty — always I review first

## Specific risks để flag
- IP assignment (especially software)
- Limitation of liability caps
- Indemnification scope
- Termination for convenience

Verify context đang hoạt động

Sau khi setup context, test bằng prompt đơn giản trong project:

Test #1: What do you know about me?

Response nên mention:

Nếu response vague → CLAUDE.md thiếu info.

Test #2: Task với implicit context

• Project purpose
• Team members (nếu đã add)
• File organization
• Key rules

Tell me what you know about how I work here.

Test #2: Task với implicit context

Cowork nên:

Nếu nó hỏi "Mai là ai?" → CLAUDE.md thiếu team context.

Test #3: Hit thử rules

Nếu CLAUDE.md có rule "ask before deleting", thử:

• Tự tìm "latest proposal" trong folder
• Biết Mai là ai (từ CLAUDE.md team section)
• Draft email (không send) qua Gmail connector
• Output format đúng (nếu CLAUDE.md specify)

Send draft của proposal mới nhất cho Mai.

Test #3: Hit thử rules

Cowork nên hỏi confirmation trước khi delete. Nếu nó delete thẳng → rule chưa "bite".

Clean up unused files in this folder.

Anti-patterns khi setup context

❌ CLAUDE.md quá dài, stream-of-consciousness

Triệu chứng: 2000 dòng CLAUDE.md với mọi thứ từ history công ty đến joke nội bộ.

Tại sao sai: Mỗi dòng trong CLAUDE.md tốn context window. Dài = slow, dilute signal.

Cách đúng: Vài trăm dòng max, structured sections, chỉ essential. Chi tiết → file riêng (glossary.md, playbook.md).

❌ Copy-paste Global Instructions giữa users

Triệu chứng: Dùng template AI Operating System của người khác y nguyên.

Tại sao sai: Global nên personal với bạn. Copy-paste → signal generic.

Cách đúng: Dùng template làm skeleton, fill bằng specifics của bạn.

❌ Update CLAUDE.md hiếm, drift với reality

Triệu chứng: CLAUDE.md setup 6 tháng trước, Mai đã nghỉ việc, team thay đổi, CLAUDE.md vẫn reference Mai.

Tại sao sai: Stale context → wrong decisions.

Cách đúng: Review CLAUDE.md monthly. Bật alarm mỗi đầu tháng 5 phút review.

❌ Không dùng living files

Triệu chứng: Chỉ CLAUDE.md, không có notes.md, glossary.md.

Tại sao sai: Missing chance để build knowledge base. Mỗi task là 1 session mới không có memory.

Cách đúng: Pattern "add to notes" — Cowork append learnings vào file. Qua tháng, bạn có living playbook.

❌ Instructions mâu thuẫn giữa Global và Project

Triệu chứng: Global nói "always concise", Project nói "detailed analysis required". Cowork confused.

Tại sao sai: Project wins (closer scope), nhưng ambiguity có thể leak.

Cách đúng: Khi viết Project rules, explicit override Global: "Trong project này, output detailed bất chấp Global concise preference".

❌ Re-explaining trong mọi prompt dù có CLAUDE.md

Triệu chứng: Prompt luôn prefix "Nhớ rằng tôi là Finance, team tôi có Mai..."

Tại sao sai: Dấu hiệu CLAUDE.md chưa work. Đang double-loading.

Cách đúng: Test context (Test #1-3 trên). Fix CLAUDE.md rồi TRUST nó. Prompt ngắn gọn task-level.

Mẹo nâng cao

💡 Mẹo 1: Phân biệt "stable context" vs "task context"

Đừng đưa task-specific vào CLAUDE.md. Ví dụ: "This week focus on Vendor X" không nên vào CLAUDE.md — nó là task-level.

💡 Mẹo 2: Save successful prompts thành templates

Prompt tốt cho task lặp đi lặp lại → save vào file trong folder:

Khi cần, paste prompt. Consistency across runs.

💡 Mẹo 3: CLAUDE.md là doc sống — edit với Cowork

Phát hiện Cowork consistently miss một rule?

Cowork edit luôn, bạn verify sau. Faster than opening IDE.

💡 Mẹo 4: Versioning CLAUDE.md qua git

Nếu project trong git repo:

CLAUDE.md trở thành shared team context file.

💡 Mẹo 5: Subfolder CLAUDE.md cho specialization

Task trong social/ subfolder stack rules của social/ onto marketing general.

📁 marketing/
├── CLAUDE.md                  (general marketing rules)
├── 📁 social/
│   └── CLAUDE.md             (social-specific: tone, hashtags, platforms)
├── 📁 email/
│   └── CLAUDE.md             (email-specific: subject line rules, CTA)
└── 📁 content/
    └── CLAUDE.md             (content-specific: SEO, structure)

# Track changes qua thời gian
git log CLAUDE.md

# Team share context
git pull  # Teammate's CLAUDE.md update ported tới bạn

Áp dụng ngay

Bài tập 1: Create project đầu tiên (~10 phút)

Bước 1: Lấy 1 folder bạn active work với (ví dụ: folder project hiện tại)

Bước 2: Trong Cowork sidebar → + New project → wrap folder

Bước 3: Vào Instructions panel, viết CLAUDE.md ngắn:

Bước 4: Save. Check folder — file CLAUDE.md đã xuất hiện.

Bước 5: Test bằng prompt:

# [Your Project Name]

## Purpose
[1-2 câu]

## Team
- [Name] ([Role])

## Output preferences
- [Default format]

## Rules
- [1-2 rules quan trọng]

Bài tập 1: Create project đầu tiên (~10 phút)

Ghi lại:

Bài tập 2: Setup Global Instructions (~15 phút)

Bước 1: Settings → Cowork → Global Instructions

Bước 2: Dùng template 5 sections từ bài này:

Bước 3: Fill in bằng specifics của bạn (15 phút — đây là best-spent 15 phút của bạn với Cowork).

Bước 4: Save.

Bước 5: Test trong Chat mode:

• Response có accurate không? ☐ Có ☐ Không
• Missing context gì? ____________________
• Identity
• Communication style
• Goals & priorities (hiện tại)
• Daily schedule & non-negotiables
• Avoidances

Tell me what you know about how I work in this project.

Bài tập 2: Setup Global Instructions (~15 phút)

Bài tập 3 (optional): Add living files (~5 phút)

Trong project folder, tạo:

Update CLAUDE.md để reference 2 file này.

Lần task tới, thử:

• notes.md — running notes
• glossary.md — terms/acronyms công ty

Tell me what you know about me.

Bài tập 3 (optional): Add living files (~5 phút)

Add to my notes file: [insight từ task vừa rồi]

Tóm tắt bài học

🎯 Ba tầng context: Global (you) → Project (department) → Files (living) — set up một lần, dùng mãi

🎯 CLAUDE.md = "system prompt" cho folder — Cowork tự đọc mỗi task; format markdown đơn giản

🎯 Global Instructions = AI Operating System của bạn — 5 sections: Identity, Communication, Goals, Schedule, Avoidances

🎯 Specificity wins: Subfolder > Project > Global > Prompt hint — CSS-style cascade

🎯 Verify với "tell me what you know about me/project" — vague response = CLAUDE.md cần update

🎯 Living files grow over time — notes.md, glossary.md, templates/ = memory share giữa tasks